Preskoči na vsebino
AiVision

Od naročila do računa brez ročnega prepisovanja

Isti podatek danes vnesete v e-pošto, Excel in računovodski program. Pogledamo, kje se vaš proces lomi, in ga povežemo s programi, ki jih že uporabljate.

Delo začnemo pri enem procesu, ki vam vzame največ časa. Brez velikega projekta in brez prenove vsega naenkrat.

Dogovorite se za posvet

Ko Excel postane operacijski sistem podjetja

Posel raste hitreje od orodij. Trije znaki, da ste to mejo že prešli.

  • Naročila se prepisujejo na roko

    Isti podatek nekdo vpiše dvakrat ali trikrat: v e-pošto, v Excel, v računovodski program. Pri zadnjem prepisu nastane napaka, ki jo opazi stranka.

  • Orodja se med sabo ne pogovarjajo

    Zaloga v spletni trgovini in zaloga v skladišču sta obe »pravilni«, ker sta to dva ločena seznama. Nobeno mesto ne pokaže, kako podjetje stoji danes.

  • Ključni proces je v glavi ene osebe

    Dokler je ta oseba tu, vse teče. Ko gre na dopust ali odide, se pokaže, da proces ni nikjer zapisan.

Podjetje raste, administracija raste hitreje. Nova aplikacija, ki stoji sama zase, tega ne reši — postane samo nov otok podatkov, nov Excel z lepšim vmesnikom.

Kako delamo

Delo je razrezano na korake. O vsakem se dogovorimo, preden se začne.

  1. Posvet o procesu

    Pogovorimo se o procesu, ki vam vzame največ časa: kdo kaj vnese, kje delo čaka in kje se popravlja. Na pogovoru naj bo človek, ki ta proces dejansko dela.

  2. Dogovor o obsegu

    Preden se delo začne, zapišemo, kaj delamo in kaj v tem izrecno ni. O ceni se pogovorimo takrat, ko je obseg znan.

  3. Izvedba

    Po dogovoru najprej naredimo delujoč del rešitve, ki ga odprete na svojih podatkih. Kateri del je to, se dogovorimo vnaprej.

  4. Vzdrževanje

    Ko rešitev teče, jo vzdržujemo po mesečnem dogovoru: spremembe zakonodaje, nove zahteve, popravki. Dokumentacija in dostopi so del dogovora.

Največji strah v podjetju te velikosti ni cena, ampak projekt, ki se nikoli ne konča. Zato se o obsegu dogovorimo, preden se karkoli začne, in zato je delo razrezano na korake, ki jih presodite sami.

Česa ne naredimo

Razlika ni v tem, kaj znamo narediti, ampak v tem, česa ne naredimo.

  • Ne zamenjamo tega, kar deluje

    Če so Excel, spletna trgovina in računovodski program vsak zase v redu, jih povežemo. Zamenjamo samo tisto, kar je dejansko ozko grlo.

  • Ne postavimo novega otoka podatkov

    Rešitev povežemo s tem, kar že imate: z e-pošto in Excelom, spletno trgovino, skladiščem, računovodskim programom, ERP. Sicer dobite še eno mesto, kamor je treba vnesti isti podatek.

  • Ne začnemo pri tehnologiji

    Najprej pogledamo, kako naročilo pri vas potuje do računa in kolikokrat se isti podatek vnese na novo. Orodje izberemo za ta proces, ne procesa za orodje.

Umetna inteligenca je pri tem orodje. Uporabimo jo tam, kjer skrajša delo — na primer pri branju naročil in dokumentov — in je ne uporabimo tam, kjer bi rezultat postal nepreverljiv. Merilo je vaš proces, ne tehnologija.

Kaj znamo narediti

Vsako od tega je odgovor na konkreten korak v procesu, ne izdelek s police.

  • Povezave med programi

    Podatek vnesete enkrat in je povsod enak. Spletna trgovina, skladišče, računovodstvo in ERP si podatke izmenjajo sami.

  • Aplikacije po meri

    Za proces, ki ga noben program s police ne pokrije tako, kot pri vas dejansko teče delo.

  • Avtomatizacije

    Ročni koraki, ki se ponavljajo vsak teden, se začnejo dogajati sami: priprava dokumentov, obvestila, usklajevanje seznamov.

  • Pomočniki, ki berejo dokumente

    Naročila, dobavnice in račune preberemo iz e-pošte ali datoteke PDF in vpišemo v sistem, namesto da jih prepisuje človek.

  • Selitev podatkov iz starega programa

    Ko program zamenjate, gredo z vami tudi stranke, artikli in zgodovina naročil: podatke prenesemo in preverimo, namesto da jih kdo prepisuje na roko.

  • Poročila, ki se sestavijo sama

    Podatki iz ločenih sistemov na enem mestu, brez mesečnega lepljenja tabel.

Panoge ne omejujemo. Pot od naročila do računa je najbolj zapletena tam, kjer gre blago skozi skladišče — na primer v proizvodnji ter veleprodaji in distribuciji — delamo pa z vsakim podjetjem, ki ima ta proces.

Dogovorite se za posvet

Pogovorimo se o vašem procesu

Napišite nam ali pokličite in dogovorimo se za termin posveta. Povejte, kateri proces vam vzame največ časa, in o njem se pogovorimo.

Obrazca na strani ni. Povpraševanje pride neposredno na naš e-naslov ali telefon, da nobeno sporočilo ne obtiči v vmesnem sistemu.